Sosyal Bilimler Enstitüsü
İç Denetim Raporları
 
Görev Tanımları
 
Yazı İşleri Birimi

T.C.
KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ
Sosyal Bilimler Enstitüsü

GÖREV TANIMI FORMU

Ana Proses Adı : Sosyal Bilimler Enstitüsü
Alt Proses Adı : Yazı İşleri Birimi Prosesi
Görevi : Birim Sorumlusu
Üst Yönetici/Yöneticileri : Müdür /Enstitü Sekreteri
Astları :

 

Sorumlulukları

01-

Enstitü Kurulu,Enstitü Yönetim Kurulu ve Enstitü Disiplin Kurulu  Karar Tutanaklarını yazmak.

02-

Enstitü Kurulu üyeleri tarafınca imza altına alınan Enstitü Kurul Karar tutanaklarının 1 nüshası Enstitü Kurulu Defterine yapıştırmak 1 nüshasını Enstitü Kurulu Dosyasında saklanmasını sağlamak.

03-

Enstitü Yönetim Kurulu üyeleri tarafınca imza altına alınan Enstitü Yönetim Kurul Karar tutanaklarının 1 nüshasını Enstitü Yönetim Kurulu Defterine yapıştırmak, 1 nüshasını Enstitü Yönetim Kurulu Dosyasında saklanmasını sağlamak.

04-

Enstitü Disiplin Kurulu üyeleri tarafınca imza altına alınan Enstitü Disiplin Kurul Karar tutanaklarının 1 nüshasını Disiplin Yönetim Kurulu Defterine yapıştırmak,

05-

Enstitü Kurulu ve Enstitü Yönetim Kurulu  Kararlarını ilgili birim kişi veya kişilere Evrak-Kayıt Prosedürüne uygun olarak iletilmesini sağlamak.

06-

KOÜ Yönetim Kurulu Kararlarının Evrak-Kayıt prosedürlerine uygun olarak saklanmasını sağlamak. KOÜ Yönetim Kurulu Dosyasında arşivlenmesini sağlamak.

07-

KOÜ Senato Kararlarını Evrak-Kayıt Prosedürlerine uygun olarak saklanması sağlamak. KOÜ Senato Kararları Dosyasında arşivlenmesini sağlamak.

08-

Enstitümüzde yazılan duyurular panolara duyurulmak üzere asılmasını sağlamak. Rektörlükten gelen duyuruların ilgili yerlere asılarak duyurulmasını sağlamak ve birer fotokopileri Duyurular Dosyasında saklamak.

09-

Gelen evraka (Posta, fax, dilekçe vb.) Gelen evrak defterinden sayı vermek. Üst yöneticinin havale ve  onayından sonra  evrakları Kurum İçi Zimmet Defterine işleyerek havale edilen kişi/kişilere imza karşılığı vermek bir nüshasını çoğaltarak  dosyalama işlemini yapmak.

10-

Cevap gerektiren evraklar için Üst yöneticinin onayı ile iki nüsha cevap yazısı hazırlayarak giden evrak defterine kayıt etmek. Hazırlanan giden evrakın 1 nüshasının ilgili kuruma gönderilmesini sağlamak, 1 nüshasının dosyalama işlemini yapmak.

11-

Üst Yönetici tarafından sevk edilen Kurum İçi Evrakları İç Zimmet Defterine işleyerek ilgili komisyon kişi/kişilere imza karşılığı verilmesini sağlamak. Bir nüshasını Kurum İçi Giden Evrak dosyasında  saklamak.

12-

Enstitünün akademik personelinden araştırma görevleri ile ilgili görev süresi uzatımı yazışmalarını yapmak ve Akademik ve idare personelin göreve başlama ve ayrılma yazışmalarını yapmak.

13-

Akademik ve idare personele gelen tebliğ yazılarını ve duyuruların ilgili personele iletilmesini sağlamak.

14-

Akademik, idari  personelin ve öğrencilerin sevk kağıdını evrak  kayıt prosedürüne uygun yazarak vermek

15-

E.K. , E.Y.K. görevlendirilecek  öğretim üyelerinin belirlenmesi ile ilgili yazıları yazmak.

16-

Mezun olacak Öğrencilerin Tez ve Projelerini teslim almak ve ilgili jüri üyelerine bildirmek

17-

Doktora öğrencilerinin 6 ayda bir girmesi gereken Tez Önerisi savunmalarını ilgili jürilere bildirmek

18-

Enstitü ile ilgili evrakların ve Tez ve Projelerin arşivde saklanmasını sağlamak.

19-

Bağlı olduğu proses ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işlerin ve işlemlerin yapılması

 

ONAYLAYAN

…../…../2011

Filiz DİZBAY

Enstitü Sekreteri


 
© 2010 - 2017 Kocaeli Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü